あなたも対面、オンラインで日々いろいろな方と
お話ししていると思いますが、お話しした際のメモを
どのように管理していますか?
これが企業であればいろいろな管理ツールがあるのですが、
個人事業主ではそれぞれが工夫をしていると思います。
まずメモの取り方ですが、効率を考えるとお話しを聞きながら
ワードやエクセルに打ち込んでしまうといいのですが、
僕はあえて「手書き」のメモをお勧めしています。
特にオンラインだと手書きでメモをすると
下を向くことになりますから相手の方にもメモをしていることが
伝わります。
相手の方はその際どのように思うか?というと
目線を外して失礼な人、ではなくて
「熱心にメモをしながら聞いてくれている」です。
あなたの話しをメモを取りながら熱心に聞いてくれた人って
プラスの印象になりませんか?
商談後に手書きのメモをデジタルにする時間って
あなたの対する好印象よりも安いと思いませんか?
そして僕は手書きのメモを事後にエクセルに入力して清書しています。
その際にはお話しの復習だけでなく、お約束したことを忘れていないか?の確認もしています。
(交流会などのご紹介や人のおつなぎを約束することが多いので)
以前はワードで記録していましたが、
エクセルですと補足などが自由に入れられるので
便利な事に気が付きました。
また、これは僕のルールの説明ですが
本文
・・・から続くものは相手の方の見解
⇒から続くものは僕の見解
こんな風にしています。
またどのSNSでつながっているか?
どういったお名前でSNSをされているか?も記載しています。
ニックネームだとあとで探せなくなってしまうので。。。
そして議事録のタイトルもルールを決めていて
2024.4.1(ご縁をいただいた場所)お名前 お仕事内容
こんな感じです。
あとは議事録フォルダーに入れっぱなしで必要でしたら
検索で見つけるようにしています。
なので、助成金を相談できる人っで誰かいたよなーなんて
検索する時に便利なんですね。
最初に書いたみたいに何かのツールで管理するといいのかもしれませんが、企業の様に顧客名簿が膨大になって来ない限りは
こんな感じで管理できそうです。
そうそう、以前にお話しした方ともう一度お話しできた際は
同じデータの日付だけ更新するようにしています。
もしあなたが議事録の管理に困っていたら
参考にしていただければと思いました!
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