こんにちは。「あなたから買いたい!」を実現する、
まごころ営業コンサルタントの橋本勝彦です。
一日、または週にやりたいこと、やらなければいけない事は
沢山ありますが、どの優先順で行っていくか?で結果は大きく変わります。
自分自身でやることを決める業務をタスクと言いますが、
特に個人でお仕事をされている方にとっては、
より結果を期待できるタスクを優先したいところです。
僕がタスク管理を強く意識するようになったのは、会社員時代の
頃でした。
それまではその日にすべきことを書き出して終わったものから
消し込んでいく、という方法で管理していました。
メモ用紙に書いておくと追加のタスクやお客様対応などが
発生した時に追記できるので便利と思っていました。
今ならわかりますが、この方法だと、すでに終わったので
忘れていいタスクがいつも目に入ってしまいますから、
無意識のうちに頭にタスクが溜まっていく、ということになり
集中しきれなかったり、疲れる要因になるんですね。
大きく変わったのは、会社の業務改善の一環で
研修仲間の職場に行ったときです。
その会社では50人ほど社員がいましたが、全員にタスク管理が
やりやすい手帳(ノート)を支給して使っていたんです。
専用の小さなフセンにタスクを1情報1枚のルールで書いて
1週間分貼り付けて管理していました。
前週の終わりに時間を作って、翌週のタスクをどんどん書き出しておいて組み立てていくのですが、この方法ですと1週間でやるべきことが
明確になりますし、忙しい日、そうでもない日もすぐにわかりますので、
プラスアルファの仕事ができたりします。
僕はいいと思ったらすぐに実践したい性格なので、その場で
教えていただいたノートと付箋をすぐに購入して実践しました。
最初はタスクの書き出しと優先順位の付け方がうまくできなかったのですが、色ごとにタスクの使い分けをするなど工夫をして
うまく使えるようになってきました。
すると、終日社内で仕事をする日など、それまでは朝から夜まで、
ギュウギュウに仕事をしていた感じでしたが、仕事量はかわらないのに時間に余裕が出てきました。
その頃、靴のデザインの仕事も始まりまして、「考える」ことが
増えてきましたので、時間を作れたときは市場調査を兼ねて外出して
カフェなどでデザインを考えることができました。
今は一人社長ですから、優先順位の付け方は特に意識しています。
対お客様のタスクと内部のタスクの時間の振り分けです、
それはより結果につながると思えることに優先して時間を使う事なんです。
例えば人に会ってご縁を広げる事や、セミナーの集客、そのための準備、アイデアを考える時間、SNSなどの時間。。。
逆に最優先でないもの、例えばレシートの整理や
名刺の整理などは改めて時間を作ってやる必要がないので、
いつも後回しで隙間時間に行ったり、ある程度溜まったら
まとめて行うようにしています。
定期的に優先順位のマトリックスを作って自分の優先順位を
考えてみることもいいと思います。
いくら一人で仕事をしていて仕事時間に制限がないと言っても、
無制限ではありません。
付箋を使ってタスク管理をしていくと、無駄な業務を見つけることや
その時にやらなくていいことを見つけやすくなる、と感じています。
やりたいタスクを書き出して手帳に貼っていきますが
いつも最後まで貼り付けられないタスクがでできたら
もしかしたらやらなくていいかも、と考えられませんか?
また付箋に書き出すことで、いつもの業務に優先順位という
意味を持たせることができますので
「本当にこれって結果につながっているのだろうか?」と
考えることができます。
タスク管理がうまくできるようになると、
自分の時間も作れるようになりますので、優先順位と整理整頓を
考えてみてくださいね!
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【まごころ営業コンサルタント】
有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦
