こんにちは。種屋の橋本です。
上司からの指示や社内の会話で、お互いの勘違いや誤解が
生じて、後々、大きなトラブルになったりすることってありませんか?
例えば、「朝一で書類を用意して」を上司に依頼されていて、
自分は朝、出勤したら最初に手を付ける予定でいたら、
上司の「朝一で使いたかったのに・・・」なんて言われたり。。。
他にも同じようなことってあると思います。
これって結構なストレスですよね。
事後の対応もしなければなりませんので、仕事の効率も悪くなります。
これって、解決方法が二つあります。
一つは、社内でよく使う言語の意味を統一しておくことです。
先程の例で言うと、【わが社の朝一とは始業時間】と決めておくと
「朝一で使いたい」書類は前日に準備ができていないといけないことになります。
細かいことですが、毎週一つとかでもいいので、ルールを決めて蓄積していくことがいいと思います。
理想形は、毎年社員に配布する手帳などに自社の用語辞典の
ページを作ってしまって、朝礼などで確認していくことでしょうか。
また浸透させるために、社内の目立つところに貼りだしておくことでもいいでしょう。
見栄えは悪くなりますが、誤解が発生してお互いが困るよりは
いいでしょう。
解決方法のもう一つは、その場で確認することです。
・・・そんなのわかっている?
そう、みんな分かっているのに、一言が足りない😅
僕が社会人になったころは、先輩の言うことは絶対、という感じでしたので、よくお使いを依頼されていました。
事務所の近くにコンビニなどありませんでしたので、残業になると、
夜食の買いだしを頼まれていたんですね。
ほぼ毎日の事でしたが、新入社員は僕しかいませんでしたので、
普通の事として買い物に行っていました。
そしていつも注意していたのは、
「頼まれたものを間違えて買ってこないように」
コンビニに行くのに営業車で行かないといけませんでしたから、
間違えて買ってきて、もう一度行くのはとても面倒ですから。
ですので、18時ぐらいになると、先輩から買い物メモが回ってきますが、依頼が曖昧なものはそれぞれ確認をしていました。
缶コーヒーであれば、どのメーカーのどの種類か?
菓子パンと書いてあれば、アンパンがいいのか?メロンパンがいいのか?
ビールと書いてあれば(?)一番搾りがいいのか?スーパードライがいいのか?(笑)
ビールを買ってくるように依頼されたメモには、買ってきた後に、
上司に見つからないようにどこに隠すか?も書いてあったことを
思い出しました(笑)
(携帯電話がない時代のお話しですよ😶)
この時の経験のおかげで😁
その後の社会人生活では、お客様からのご依頼や上司の指示に
その都度、確認する習慣ができました。
慣れてくると相手はわかっているもの、といてお話しします。
でも以外と伝わっていないんですね。
僕が部下に何かを依頼する立場になってからは、複雑な案件は
依頼した後に部下に復唱してもらってお互いが確認するようにしていました。
また中間で進捗を聞くようにしていましたので、誤解などは少なかったように思います。
会社員時代は、単語のルールを決めること確認を何度もすることを
徹底していました。
業務の効率化ってみんなところからも始めることができるのです。
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【千の極意を持つ研修講師】
【まごころ営業コンサルタント】
有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦
