こんにちは。種屋の橋本です。
今日は職場での整理整頓の整理のお話です。
整理整頓は必ず、整理→整頓の順でする必要があります。
言葉の意味を考えると納得できます。
整理・・・要るものと要らないものを分けて要らないものを徹底的に
捨てること。
整頓・・・必要な物を必要な時に取り出せるようにしておくこと。
(整頓については後日詳しく書きます)
あなたの職場は整理整頓がされていますか?
製造業の現場では、工具や材料を整理整頓している会社も
多いと思います。
作業効率を追求したり、事故が起こる可能性を減らしていく上では
現場の整理整頓は欠かせないですよね。
不良品の発生率も下がると思います。
では事務所スペースではどうでしょうか?
書類が山積みになっていませんか?
何に使うかわからない箱が置きっぱなしになっていませんか?
理想は、使いたいものがすぐに取り出せること。
人が仕事中に何かを探しいいる時間って
平均で年間150時間もあるそうです。。。
中小企業の1時間の平均賃金は約1,500円。
計算してみると一人当たり年間225,000円を探し物のために
賃金を払っている、ということになります。
さらに従業員の数をかけてみると・・・ぞっとしませんか?
この無駄をなくすために、整理整頓って必要ですよね。
また、150時間を探し物ではなく、営業に充てることで業績が上がり
年収を上げることができます。
では、何から始めたらいいでしょうか?
まず、自分の身の回りで不要なものを捨てることです。
デスクの中に仕事に使用しないものは入っていませんか?
書類は基本は全捨てです。
残しておくのは契約書や帳票など、
どうしても捨ててはいけないもののみ。
必要なものはスキャンしてデジタル保存をしてもいいですね。
僕も会社員の時、整理整頓を始める前までは
デスクに物がたくさん入っていました。
どこからか頂いてきたボールペンや蛍光ペンが沢山。
週に数度しか使わないハサミやノリ、カッター。
数年前にお客様に提出した書類の控え。
展示会でいただいてきたエコバックなどのノベルティー。
社内の勉強会などで配布された書類。
残業時に食べるオヤツのストック。
捨てられなかった、昔の業務日報。。。。
他に書棚二つ分に担当するお得意先様用の資料とサンプル。
もっとあったと思います。
僕の場合は全社をあげて整理整頓に取り組みましたので
物を捨てやすい環境をみんなで作って、勢いで物を捨てていきました。
物を取っておく基準は、
「今、頻繁に使うかどうか?」
「今、必要な数かどうか?」
ペンは予備を入れても数本あれば足りますし、
蛍光ペンは1色で十分。12色も使いこなせません。
使用頻度の少ないものは、チームで一つ用意してみんなが
使いやすい場所においておけばいいですよね。
そんな感じでドンドンみんなで捨てていきました。
最後に残ったものは、ペンケースと電卓ぐらいですね。
つまり、ほとんどの物が要らなかった、ということです。
デスクの引き出しはからっぽ。。。
ん?引き出しも要らない?ということで、最後はデスクの引き出しだけを
全部捨ててしまいました(笑)
社員全員です。
粗大ごみの業者さんはびっくりしたと思います。
何十個も引き出しだけを廃棄依頼したので。
引き出しがなければ、また、物がたまってしまうことを防げますので、
この施策は良かったですね。
ではそれだけのことをいつやるか?
日々の仕事の中では中々時間を取ることができません。
土曜日とかに全員で出勤して一気に進めると早いのですが・・・
お勧めしているのは、例えば、週に一回、15分だけ全員で仕事の手を止めて「捨てる」時間を作ることです。
金曜日の16時４５分が17時まで、とか。
大きな作業はできませんが、一歩ずつ整理されてきます。
毎週捨てる時間がやってくるので、捨てることが習慣になってくると
新しいものが増えにくくなってきます。
まずは自分の周りから、始めてみませんか?
