こんにちは。種屋の橋本です。
会社で働いていると、やってもやらなくてもいいと思える仕事って
無いでしょうか?
仕事をする時間って限られていますので、誰だって
無駄なことはしたくないですよね。
今回は僕が実際に行っていた無駄な仕事の見つけ方をご紹介します。できれば会社全体で実施すると効果が出ます。
まずは全社で目的の共有をして全員が参加するようにすること。
人は、今の業務が減ることを嫌がりますので
(仕事を取られて自分が認められないのでは?と考えてしまうようです)
現状把握をしたときに、非協力的になってしまいます。
主旨は「無駄な仕事を見つけて排除し、時間を作ること。そして作った時間をお客様接点に充てること」です。
資源が限られた中小企業が取るべき戦略の一つです。
作業の最初のステップは、現状把握。
誰がどんな仕事をどれだけ時間を使ってやっているか?
やり方はシンプルにアナログで行きましょう。
各自が毎日、仕事をするときにポストイットに内容を書き込んでいく。
それだけです。
書き方のルールは
・ポストイット1枚に一つ業務を書くこと。
・ポストイットの右端にかかった大体の時間を書いておくこと。
・業務の内容によって色分けをしましょう。
イエローは内部の業務。
ブルーはお客様向けの業務(商談など)
ピンクは社内の定例の業務(会議や朝礼など)
これを2週間ほど、毎日実施してもらいます。
ポストイットがたまったら、みんなで仕分けをしましょう。
項目は頻度です。
年に数回の業務、半期に数回の業務、月に数回の業務、
週に数回の業務。毎日の業務。
勿論、みんなが参加している業務などは重複すると思いますので
このタイミンクで整理します。
仕分けができたら、同じような仕事を重複してやっていないか?
本当はやらなくてもいい仕事があるんじゃないか?
まとめてやった方が効率的にできる仕事はないか?といった目線で
書かれた内容をチェックしましょう。
ここで考える優先順位は
①排除・・・その仕事をなくすことができないか?
効率化するのに障害があれば取り除くことはできないか?
②結合と分離・・・二つの作業を同時にできないか?
または二つの機能を合体できないか?
③入れ替え、代替・・・作業手順・工程を入れ替えるで
時間を短縮できないか?
④簡素化・・・チェック方法を単純化できないか?
作業手順を簡素化できないか?
普段は意外と人の仕事の詳細は見えていないものなので
こうやって、書き出してみんなで眺めてみると気づきがあると思います。みんなでお互いに質問をしていくことも大切です。
「この業務って何のためにやっているの?」とか
「どこの部署にこの業務を引き継いでいるの?」とか。
この場面では、相手の意見を尊重するように話し合いを
進めていってくださいね。
こんなポイントに気を付けて進めるといいでしょう。
☆個人についている業務をオープンにすること。
☆いつも〇〇がやっている仕事だから、という伝統はこの場では
一度忘れてすべての業務を対象にしましょう。
社員の業務を大きく見直して効率化したいので、伝統に固執すると
効率化の障害になってしまいます。
☆実施する頻度が高い業務から順にチェックしていきましょう。
☆「やらなくてもいいかも」という業務を見つけて、
とりあえず2週間やめてみましょう。それで問題がなかったら
やめられますし、障害があれはすぐに元に戻します。
☆部署のチェックができたら、次は全社で業務の見直しを
行いましょう。他の部署がやった方がもっと効率の良い業務は
きっとあると思います。
※立場の弱い部署への押し付けはしないように注意してください。
研修などでこの作業をしていると、特に若い社員より、
今まで言えなかった疑問などでできて会社が活性化したりします。
効率化も整理整頓と同じで、一度やってしまえば、
持続した効果が見込めますので、時間をかけてやってみて