こんにちは。種屋の橋本です。
社内で、「整理整頓」を励行している企業様は多いと思います。
僕の家でもそうですが、ご家庭でも子供に整理整頓をしなさい!と教えている人もいるでしょう。
ただ、整理整頓が苦手な方が多いことも事実です。
整理整頓が習慣になっていると、毎日、事務所も家もある程度 片付いた状態になるのですが、人はなかなか動かない・・・
毎日仕事をしていると、どうしても「物」が溜まってきてしまいます。
そんな時に効果的なのがレイアウト変更です。
レイアウト変更を定期的にすることにしておけば、
そのタイミングで要らないもの、要らないと思われるものを
整理することができます。
以前、僕が働いていた会社は、5階建てで最初は
各フロアにそれぞれ部署があり、仕事をしていました。
5階が経理、4階が企画、3階が営業・・・
それが全社で整理整頓を実施していくうちに「物」がどんどんと
減っていき、物が減れば棚なども要らなくなってきます。
棚を廃棄していくと各フロアにスペースが生まれてきました。
スペースがあれば、できるだけ近くで仕事をしていく方が
効率的です。そこで毎年、大掃除のタイミングで、
レイアウト変更をするようになりました。
5階の経理を4階に移して、5階を会議とか休憩ができるようにしよう、
とか、4階の企画を3階の営業と同じフロアにして、組織自体も
編成を変えていこう、とか。
最初は、ちょっとしたフロア移動も大変でした。
小さい会社でしたので、ここに大きなお金を使えるわけなく、
電話の配線以外はすべて社員が行いました。
一度、パソコンの配線をすべて外して、床に貼り付いていた
モールをすべてはがして、OA機器の場所を決めたり、
人が増えるフロアでは通路の幅なども考えながら全体の
レイアウトを考えたり、机を運ぶ順番を考えたりしてから
作業をしました。
そんなことを毎年していました。
効率化などを追及して、物をドンドン減らして、
部署の再編を進め、最後には、1フロアで全員が仕事を
できるようになりました。
実はここまで来たら、もう変更しないのかな?と思っていました。
全体の効率化、という観点で考えたら5フロアに分散していた社員が
1フロアになったらゴールした感じですよね。
ただ、先ほど書いた整理整頓の観点で見ると
終わりはありません。
ということで1フロアになって以降は、フロアではなく、
フロア内で部署の場所を毎年変えていくことになりました。
その頃になると、営業は全員フリーデスクになっていたため、
移動するものがほとんどありませんでしたので、
レイアウト変更は半日で終わるようになり、午後は各自が
ため込んでいた書類やサンプルを整理する時間になり、
ますます整理整頓が進みました。
整理整頓が苦手な人の特徴は
「あとでやろう」
と思ってそのままにしてあることなんです。
逆に整理整頓が得意な人は、何かを使い終わったら、
すぐに次に使えるように片付けをしてしまいます。
会社でいくら習慣づけをしても
「いつか使うかも」とか「もったいない」も思って
一生懸命、隠し場所を見つけて書類などを取っておく人がいます(笑)
ある先輩の商談用の靴のサンプルを入れる箱の中から、大量の
書類が出てきたこともありました。。。
その書類を必要かどうか?をチェックしたら、
全部捨てられるものでした。
これはご家庭の片付けでもできるやり方です。
洋服ダンスの引き出しに入っているものの
場所を変えるとか、子供達の机の場所を入れ替えるとか。
そのタイミングで要らないものを判別することができます。
面倒な事ややりたくないことを定期的にするように
しておくことがポイントです。
会社でも家庭でもカレンダーに予め書き込んでしまうと
いいかもしれませんね。