こんにちは。種屋の橋本です。
何回かにわたり、仕事の整理整頓をするときの優先順位を
書きました。今回は最終回です。
ちょっとだけおさらいです。
仕事を効率化したいときの優先順位は
①排除・・・その仕事をやめられないか?
②結合と分離・・・なにかと一緒にできないか?など
③入れ替えと代替え・・・順序を入れ替えて効率化できないか?
でした。
このどれもできそうになかったら、次の④『簡素化』です。
例えば、チェックの方法を簡単にできないか?とか作業手順を
もう少し簡単にできないか?考えてみましょう。
まずは作業項目の見直しをしてみるのはすぐにできるかもしれません。よくよく考えてみたら、あまり意味のない工程が組み込まれていて
今まで当たり前のように行っていたので、意識していなかった、ということは考えられます。
工程表や、マニュアル、チェックリストなどがあると項目の見直しが
しやすいですね。
普段、使っている人は慣れてしまっていますので、あまりその工程表などを使わない人にチェックしてもらうのがコツです。
またテンプレートを社内で統一化する事などもいいでしょう。
各営業所や各部署が同じ内容の書類をまちまちのフォーマットで
作成していたら、チェックする人はそれぞれのフォーマットに
合わせないといけなくなりますので、効率が悪くなり、チェックミスが
起こりやすくなります。
恥ずかしながら、僕が以前いた会社では、物流の外注先さんへの
出荷指示のフォーマットがバラバラでした。
営業の担当者別のフォーマットを勝手に作り使用していました。
またお得意先様によって、一人の担当者がいくつかのフォーマットを
使っていましたので、物流会社さんは、大変だったと思います。
あるタイミングで、全社統一の書式を作りましたので、解消できましたが外注先様にか限らず、仕事を渡した相手がミスをしないように
しておくことも大切ですよね。
これはちょっとお金がかかった事例ですが、ある洋服屋さんの事例を
ご紹介します。
お店では、年に何回か、商品在庫の棚卸をしていました。
全ての在庫を数えて、入力して集計です。
お店はショッピングモールにありましたので、棚卸だからと言って
お休みにできませんので、従業員総出で、二日間かけて行っていたそうです。
そのお客様では在庫の差異の対策を含め在庫管理をシステム化することにしました。商品タグをRFIDタグというICチップのようなものが入ったものに変更しました。
システムの導入に投資したんですね。
それでどうなったかというと、店内の在庫制度が大きく上がったのと
同時に、棚卸作業も楽になりました。
ハンガーにかかっている商品をピピッとハンディスキャナーで
スキャンして送信するだけになりました。
棚卸にかかる時間は一人で90分(笑)
大きな効率化です。
この効率化できて時間を何に使うかというと、接客です。
洋服屋さんはしっかりと接客ができると客単価が上がりますので、
経費の節減と同時に売上が上がる、という効果がありました。
今日までに順に効率化の方法を書いてきました。
何か一つでも行ってみると少しずつ会社が変わってきます。
時間はコツコツとした改善の積み重ねで作っていくことが多いのです。
一歩ずつ進めてみましょう。
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【千の極意を持つ研修講師】
【まごころ営業コンサルタント】
有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦
