こんにちは。種屋の橋本です。
仕事の整頓整頓って、効率化を考えたときに思い付きますが、
何から手をつけていいのか？
どうしたらいいのか？よくわからない、と言うお話をお聞きします。
今回から何回かに分けて、仕事の整理整頓の優先順位に付いて書いてみます。この優先順位をECRSと言ったりしますので、聞いたことがあるかもしれません。
まず、前提条件として、社内の、または自分の部署の誰がどんな仕事をしているか？を把握することが大切です。
できるだけ細かく付箋に書き出して見ましょう。
あとでグループ分けをするので、一枚の付箋には一つだけ仕事を書きます。
仕事の書き出しは1週間分やれば十分です。
ちょっと面倒ですが、一つの仕事が終わったら、その都度、書き溜めておきましょう。
そして部署の仲間で書いた付箋を集めて仕訳をします。
分け方の基準はその仕事の頻度です。
毎日する仕事、毎週する仕事、と言うように
大体の頻度で分けていきましょう。
その際に、年に数回の仕事などは別枠で書き出しておくようにすると
いいと思います。
そして最初に手をつけるのは、毎日行う仕事からです。
毎日行う仕事を10分短縮すると1週間で５0分も短縮出来ます。
ある程度仕訳ができたら、誰が、どんな仕事をしているのか？
共有をしましょう。
結構、この時点で、お互いにいつもは気にしていなかった隣の人の
仕事に疑問が出たりします。
「なんかその仕事って自分の仕事と重複してる気がする」とか
「もっといいやり方があるよ」とか。
そして最優先で考えたいのは
①『排除』(Eliminate)
その仕事を無くせないか？ということです。
自分では当たり前と思って日々、一生懸命行っている仕事が
実は無駄だったかもしれない、とわかると少しショックですが(笑)
大切なのは「全社の効率化」です。
いくつか例を挙げてみます。
まず、会議でしょうか。
その会議は何のために行っているのか？目的を見直してみましょう。
なんとなく今まで毎週やっていたから、という理由で開催しているようでしたら見直すチャンスです!
情報の伝達だけでしたら資料を所定のフォルダに入れておいて見てもらえばいいでしょう。
また会議の資料もPCやプロジェクターを使用すれば、
印刷したりホチキスで止めたりしなくてよくなります。
資料を沢山作成して配布すると仕事をした気になりますが、
実は内容は大したことがなかったりします(失礼!)
他には日報などはどうでしょうか？
日々お客様に接している営業でしたら、毎日報告することがあるかも
しれませんが、管理部門でしたら週報でもいいかもしれません。
僕が前職で営業の責任者だった時には、それまで書いていた
業務日報をやめました。
社内でシステムを導入したことがきっかけでしたが、実は役員からは
少し反対されました。理由は自分が(その役員が)新しいシステムを
使えないから(笑)
今は色々なシステムがありますし、情報もスピードが求められますので終業時に呑気に日報を打っている間にライバルは次の手を打っています。もっと早く情報が共有できる手段を考えた方がいいと思います。
ちなみに、日報をやめたら部下にすごく喜ばれました！
あとは人員、という観点はどうでしょうか?
・・・リストラではありませんよ・・・
ある作業を今まで3人で行っていたものを、２人で行えないか？
という意味です。
どうしても必要な時だけ３人で行うようにして、普段は２人でできる仕組みを作れば、貴重な戦力を他に生かすことができます。
いくつか例を挙げましたが、この排除ができれは効率化は
大きく進みます。
ます、やめる、減らす、無くすを考えてみましょう!
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【千の極意を持つ研修講師】
【まごころ営業コンサルタント】
有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦
