こんにちは。種屋の橋本です。
昨日、チェックリストは活用しましょう、というお話しを書きましたが
今日はその続きです。
(チェックリスト、マニュアル、工程表などあるかと思いますが、
すべてチェックリストと表現していきます。自社の都合に合わせて
置き換えてお読みいただければと思います。)
そもそもチェックリストって誰が作るべきなのでしょうか?
正解は「これからチェックリストを使って仕事をする人」です。
多くの場合、ある程度の業務のやり方ができていて、
何かのタイミングでチェックリストを作成するということになると
思いますが、せっかく作るのであれば、誰が見ても
分かりやすいように作りたいですよね。
先輩などから業務を引き継ぐ場合でしたら
引き継ぐ方の後輩がリストを作らないといけません。
これから引き継ぐ業務のやり方をわからない人が、次にその業務を
行う時にチェックリストを見ればできるように作ることが
大切なんです。
業務を渡す側は常識と思っていても、受け取る側は
よくわかっていないということはよくあります。
以前、部下が社内のシステムを使ったある業務のマニュアルを
作りました。普段自分が行っている業務を誰でもできるようにしようと。
誰でも業務ができるように、という志は素晴らしかった!のですが・・・
本人はできるだけ親切に、細かく分かりやすく作ったつもりでした。
完成した、と聞きましたのでそのシステムを使ったことがない
新入社員にマニュアルを見ながら業務を行ってもらうことにしました。
結果は・・・
そもそもマニュアルに書いてあるシステムが
パソコンのどこに入っているのか?
そこからわからず、いきなりストップしてしまいました(笑)
システムの場所を教えて、始めてみたら今度は、社内で使っていた
商品コードの付け方の法則がわからなくて、
システムに数字を入力することができません。
(靴の型番、サイズ、カラーを数字に変換したものが
社内用語になっていました)
結局、先輩が教えているときに、教わった人がマニュアルを作成する
メモを作りながら聞いていく、というやり方をしないと
≪誰でも使える≫マニュアルの作成は難しい、ということが
分かりました。
こちから業務を行う人がチェックリストを作成すれば、
どこの何をチェックすればいいのか?とか
使用するファイルはどこにあるのか?など細かく記載すると思います。
書いておかないと、次に使う自分が困りますから・・・
業務を引き継ぎする際、すでにチェックリストがあれば
リストを見ながら引継ぎをすると効果的ですよね。
そして引き継ぐ方は知らない用語やわからないことが出てきたら、
その場でチェックリストに書き込んでいくのです。
チェックリストリストを使って業務をしていて、
改善したほうがいいことなどが見つかったら、
使っている人がその場で改善していくことがベストです。
社内の行事の進行表なども同じことが言えます。
僕がいた会社は年に一度、取引銀行などもお呼びして
式典を行っていました。
幹事は幹部が持ち回りで対応します。
進行表やチェックリストはエクセルに記入し、保管してあるので、
準備の時期になったら、印刷して淡々と進めていきます。
そこにはどのタイミングで何をすればいいのか?が
全て書いてあるので考えなくても準備が進んでいきます。
幹事は進めていきながら、前回と違うところや注意点があったら、
メモをして残しておきます。
そして式典が終わったら、すぐに原紙を修正してしまいます。
こうしておけば、次の年の幹事は訂正されたチェックリストをもとに
問題なく進めていくことができるのです。
大変なのは、チェックリストを作る最初の一回のみです。
チェックリストを作ってしまえば、改定しながら永続的に活用でき、
業務の効率化ができます。
どんな仕事にでも、チェッリストを作る習慣ができたら、
業績は変わっていると思いますので、ぜひ、作ってみてください!