依頼漏れの防止

こんにちは。種屋の橋本です。

先日行いましたセミナーの中でこんな話が出ました。

部下に仕事を依頼したつもりが、依頼し忘れていたり、

部下が聞き漏らしていたりすることがある。

どちらも仕事が進まないことになりますから

困ってしまいますね。

口頭で依頼をして、言った方も言われた方も100%覚えていて

間違いなく実施する。こんなことはあまりない気がします。

依頼をすると部下は「はい」と返事をしますが

これは聞いていましたの「はい」です。

依頼、指示を言われたとおりに実施します、の「はい」ではありません。

こんな風にいつも思っていましたので、僕がアナログでチェックする仕組みを実施していたのでご紹介します。

ちなみに、僕はチェックなどはアナログの方が

漏れなくできる、と思っている派です。。。

僕も以前、同じような悩みを抱えていました。

そこである経営者が何かで紹介していた方法を真似して

やってみることにしました。

まず、3枚複写の発注書を用意しました。

一枚目が発注書、二枚目が納品書、三枚目が領収書に

なっているものです。

部下に仕事を依頼するときは、まず口頭で依頼するのですが、

その場で発注書を書きます。

部下に依頼(仕事)を発注するんです。

そして一枚目の発注書を渡します。

会議などの場で何かを依頼するときも、

その場で発注書を書いていました。

そして壁にマグネットで二枚目の納品書を貼り付けます。

その壁は僕からの納品書コーナーになっていて

タイトルは「橋本のお願い」(笑)

部下のみんなに依頼したいろいろな仕事が貼りだされています。

期限も大きく書いてあるので、本人もいつも目につきますし、

依頼されていないスタッフも期限が迫ってくると

頼まれていた部下を心配して協力をしたりします。

依頼した仕事が終わると、貼りだされていた納品書とともに、

報告があります。

無事に終わったことを確認したら、

僕は領収書を渡し、お礼を言って完了です。

アナログなのでちょっと書くのが面倒ですが、

お互いが確認しあえるので、仕事の漏れがなくなりました。

また、依頼した仕事が終われば自分の名前の書いた

納品書の貼りだしがなくなるので、依頼したことをすぐに

手を付けてくれて、仕事が早くなる、という効果もありました。

その後、デジタルツールで部下とのタスクの共有をしてみましたが、

これがなかなかうまくいきませんでした。

「慣れ」もあるかもしれませんが、

僕も部下も依頼したタスクを忘れてしまい、情報が必要になったとき、

あれっどうしたっけ?と部下と顔を見合わせる事が何度もありました。

メールで依頼しても結局、自分で確認をしに行かないと

何を依頼したのかさえ、わからなかったと記憶しています。

人って結局、いつでも目に入るところにあるものを

常に意識するのだと思いました。

会社で営業成績を貼り出したりしていますが、

動いている数字を表示することは、本人の刺激にもなり、

同僚の目にも触れますのでいいことですよね。

動いている数字、ということがポイントです。

前月の成績を貼り出しても、もうどうにも手が打ちません。

ただのランク付け。成果の出せなかったスタッフはやる気を

なくしてしまいます。

当月の成績を貼り出せば、頑張り次第で数字は変わっていきます。

昨日よりも今日の方が成果を残せていることが目に見えるのです。

だから、もっと頑張ることができる。

特に月末に予算ギリギリの結果になることが想定できたとき、

成果の出ることに特化して頑張ることができます。

また壁に掲示してあれば、上司や同僚が応援してくれることも

あるでしょう。

仕事の依頼にしても、営業成績にしても、

大切なのは貼り出した物を活用していくことです。

成果に結びつかないものはポスターと一緒です。

いろいろなものを活用して部下に、そしてチームで成果を

出していきたいですね!


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