こんにちは。種屋の橋本です。
子供の頃から、約束の時間を守る、ということを教育されます。
僕も子供達に学校や習い事に遅れずに行くように教育しています。
(それでもうまくいかないこともありますが…)
勿論、社会人でも時間を守ることは大切です。
約束の時間に遅れると相手からの信用を大きく損ないます。
時間にいつも遅れてしまう人って、いくつかのタイプに分かれます。
まず、分かっているけど、準備が間に合わない人。
このタイプは整理整頓が苦手な人が多いように思います。
出際にいつもバタバタと準備をして、慌てて出ていきます。
ギリギリで間に合う人も多いと思いますが、いつも綱渡り(笑)
こんな人は事前の準備を早すぎると思うぐらいの時間に終わらせて、
そのあとに、何かすぐに切り上げられる用事をして時間になったら
出発するといいでしょう。
先方に30分ぐらい早く着くように余裕を持って出かけて、
着いた後の時間を有効活用できるようになるともっといいですね!
外でできる仕事をもっていく、とか、カフェなどで
そのあとの仕事の事前の確認をしておくとか。
そうすることによって、気持ちにゆとりが生まれ、仕事の内容も良くなってきます。
もう一つのパターン、時間に対する意識が低い人の場合。
そもそも時間を守る、ということの優先順位が低かったりしますので、
こういう人には、なぜ、時間を守らなければいけないのか?
ということから説明する必要があります。
なぜ、時間を守らなければいけないのか?
それは相手を待たせてしまうということは、相手の時間を奪ってしまうことになるからです。
また、時間に遅れることによって、自分が損をしてしまうこともあります。
このことに気付かせてあげると時間に対する意識は変わってきます。
こんな人でも、映画やコンサートなどでは、ちゃんと時間に着席していると思いますので、やれない、ということではないと思います。
社会人でしたら、スケジュールが時間通りにスタートする場合が
多いでしょう。商談や会議など。日々の会社での業務もそうですね。
では終わりの時間をきちんと決めて、守れているでしょうか?
よくお聞きするのは
「社内の会議は定時にきちんと始まるが、予定時間には終わらない。」
参加者が事前の準備を怠っていたり、偉い人が時間を無視して、
会議の話から脱線して自分の話したいことを長々と(失礼!)話してしまったりすることが原因のようです。
会議などでは事前の準備を各自がしっかりとすることで
時間で終われるようにしたいですよね。
そして(話の長い)偉い人には、定刻に終わって、各自が次の仕事に早く取り掛かれるように進めたいことをご説明しておくこと。
(それが一番難しい、なんて言われてしまいそうですが)
僕の場合、会社員の頃、毎週の会議での自部門の報告時間が10分と決まっていましたので(そのあとの質問を受ける時間が5分)、最初の頃は、報告事項をまとめてから、ストップウォッチをもって報告の練習をしていました。
会議は必ず時間に終わる、とみんなで決めていましたので、
各自の持ち時間が過ぎると報告の途中でもそこでストップ!
社長の話がストップしたこともあります(笑) 決めたことは必ずやる、という社風を作っていましたのでできたことかもしれませんが、現場の人間としては、時間にきちんと終わる会議って
ありがたかったのを覚えています。
会議だけではなく、お客様との商談も時間にちゃんと終了することは
次回のアポイントにも影響します。
いつも予定時間をオーバーしてしまう人と、毎回予定通りに商談が終わる人。
どちらか片方としか会う時間がなかったら、あなたなら
どちらのアポイントを優先しますか?
勿論商談の内容にもよると思いますが、時間を守る人とのアポイントを
選ぶ人は多いでしょう。
商談を時間どおりに進めるには、しっかりとした事前準備と
シュミレーションをしておく必要があります。
勿論、相手があってのことですので、ご質問をいただく時間を
多めにとることも忘れずに。
最初は中々うまくしかなくても、毎回意識をするだけで
時間配分がうまくなってきます。
少し時間が余るぐらいに計画することがポイントです。
時間はどんな人にも平等に過ぎていきます。
有効に活用するために、しっかりと準備をし、計画を立てて
活用しましょう。
約束時間を守る、ということは相手への思いやりでもあるんです。