仕事の順番
こんにちは。種屋の橋本です。
会社で働いていると、自分が何かの仕事をしている時に、
別の仕事を上司に指示されたり、お客様から急なご依頼が
あって、手が止まってしまったり、仕事が溜まってしまったり・・・
誰もが経験していますし、ストレスに感じている人も多いいでしょう。
勿論、僕も何度も経験しています。
そこで少しでも仕事が溜まっていくストレスを軽減する方法はないか?
考えてみました。
そして分かったことがあります。
僕の場合、会社の業績が上がれば上がるほど、また、役職が上がるほど急な業務が増えていた気がします。
新規開拓を自分でしていましたので、開拓件数が増えるにつれ、お問い合わせが増え、上司が社長でしたので、指示や打ち合わせが増え、
部下からの相談も増えていきました。
暇よりはマシかなぁと思っていましたし、自分の上司からの指示だけでなく、部下からの相談が増えていくことは悪いことではないので、
入る仕事を減らす、ではなくドンドン対応していくことを考えました。
今まで書いてきたような業務の整理整頓は会社全体で進めていくのですが、個人の場合は?
急な仕事は日々のタスク管理では対応できないところです。
僕が行なっていたのは、優先順位をつけて徹底的に実践したことです。
具体的には、「後から頼まれた仕事を先にやる」
そして「すぐに終わる仕事を先にする」
基本的にはそれだけです。
仕事をしている途中でも何かを頼まれたら、一度止めてすぐに、
今頼まれた仕事をしていました。
頼まれたことをドンドン処理していけば溜まることはありません。
仕事は「件数」が溜まってくるとストレスに感じるようになると
思ったんです。
これを繰り返していくとどうなったかというと…
残業がほぼなくなりました!
(先ほど書いた社内の業務改善が著しく進んだことも要因です)
僕はやることをフセンに書いて貼っておくのですが、
一情報一枚(これ、大切です!)で書いてあるメモが溜まらなくなってきました。
これは目に見える変化でした。
そして相手の方からはこう言われるようになりました。
「橋本さんはスピードが速い」
多分スピードは他の人とそんなに変わらないのですが、
早く始めますので、早く終わります。
実はこのときに、もう一つに気づきがありました。
先程、やるべきことをフセンに書いておいた、と書きましたが、
会社はフリースペースでしたので、机に貼ることができません。
そこで手帳の表紙の裏にドンドン貼っていくのですが、
新しいものから消化していく、ということは少し前に誰かに頼まれたものにしばらく手が付かないこともよくありました。
もちろんお客様とのお約束などはフセンの色を変えて管理していましたので、忘れることはなかったのですが、相手がいなくて自分が
やろうと思っていたことなどはずっとそのまま・・・
今でしたら社員がいませんのでどこかで調整して
やるべきこと、やりたいことを実行していくのですが、
会社員時代は新しい仕事の方が多い。
そのうち、あまりにも長期間貼ってあるフセンは・・・
いつの間にか無くなってしまいます(笑)
書いた本人もそれと共に忘れてしまいます。
で何かが起こるかというと・・・
何も起こりませんでした。
ということは、やってもやらなくてもいい仕事も実はあるんだ、
ということが分かったということです。
もしフセンを無くしてしまってやらなかった仕事が実はどうしても必要だったとしたら?
きっとまた気が付いて同じ内容の新しいフセンを書くことでしょう。
ただそれだけです。
仕事の優先順を変えるだけで、時間の使い方が変わります。
一度、考えてみてはいかがでしょうか?
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【千の極意を持つ研修講師】
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有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦
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