書類の捨て方

こんにちは。種屋の橋本です。

僕は営業のセミナーを主に開催していますが、

整理整頓とか業務の効率化の講演もよくご依頼をいただきます。

なぜ?営業の講師に効率化?

これには訳があって、簡単に書きますが、前職の時のこと、会社の業績が悪くなったとき人員の削減などがあったのですが、少ない人員で業務の量をこなしていくには、大幅な効率化をするしかなかったんですね。

それで、全社員で職場の環境整備と言って、整理整頓を進めていったので、その時に経験を生かしてお話しをさせているんです。

具体的には、まず、要らないものを徹底的に捨てることから始まり、

必要なものを必要な場所に必要な数置くことの徹底

(3定管理といいます)

そして掃除の習慣づけまでいろいろな事を行っていました。

なので職場の整理整頓は何から始めてどのようにやればいいのか?

よくわかるわけです。自分でやっていましたから。

また、当時の研修仲間の会社に事例を見学させてもらいに行っていました。何社も。

なので僕がお話しているノウハウは僕がいた靴メーカーだけで

通用することでなくいろいろな業種で通用するノウハウなんです。

その時のタイトルによって内容は変わるのですが、

大体、整理整頓の意味を確認するところから始まり、

無駄な時間の検証をし、

物の整理整頓のやり方、仕事の整理整頓のやり方、

そして時間の有効活用、という感じです。

セミナーにはいろいろな方が参加されるのですが、たまに

僕がお話していない内容のお悩みを抱えていらっしゃる方も

ご参加いただきます。

大抵、その方は休憩時間や終了後に質問に来られて

自身の疑問を解決しています。

今回、来られた方は、書類の整理に困っているようでした。

過去のお客様に関する書類をなかなか捨てられず、

事業を長くされていてる分だけ書類が溜まっていると。

僕がお勧めしているのは、取っておかないといけない帳票とか

契約書以外の書類は全部捨てること(笑)

どうしても必要なものはスキャンしてデータ化しておけばいいのです。

僕も会社員の時は、ほぼすべての書類を捨ててしまっていました。

名刺などはアプリを使ってデータ化してしまっていますし、

会議の資料などは、二度と見ないでしょう。

少なくとも次回の会議で進展があれば、その書類は過去の物に

なってしまいます。

まぁ、議事録などはデータとしてあるわけなので、手元に置く必要が

ありません。

会社の書類を捨てる時は、上司が背中を押してあげる必要があります。最初は捨てていいのかどうか?迷ったりしますからね。

話を戻しますと、先日のセミナーでお話した方は

僕の話を聴いていて、あることに気付いたそうです。

お客様を工業製品に例えると(失礼!)

材料があって、(見込み客様)

仕掛の半製品があって(進行中のお客様)

製品がある(一度、対応が終わったお客さま)

また、過去に生産した在庫もあります。

(かつて対応して今はまったく動きがないお客様)

このように考えると、過去のお客様のすべての書類を

取っておく必要がないのではないかと。

お話している表情は肩の荷がスッキリ下りた

すがすがしい感じでした。

多分、相当溜まった書類がストレスになっていたのでしょう。

あの表情を見たらお役に立てて本当に良かったと思いました。

書類って本当にどうしていいか?わからずに困っている方が

多いようです。

以前はこんなアドバイスをしました。

それは、時期別に書類をある程度区分けをして、

箱にしまった日を書いておいて、半年とか一年して

一度も封を切らなかったら、その企画に誰も必要としなかった、と

言えますので、箱ごと捨ててしまいましょ、と。

業種によりますが、仕事に使う書類って限りがありますよね。

業務の効率化はまず、見に見えるものを捨てることから。

慣れてくると捨てること快感になってきます(笑)

誰でもできる最初の一歩です。

☆業務の効率化だけでなく、営業強化も得意です😁

  研修、講演のお問合せはこちらよりお願いいたします。

  (有)種屋 代表取締役 橋本勝彦

   katsuhiko-hashimoto@outlook.jp


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