整理整頓のコツ

こんにちは。種屋の橋本です。

先日行った時間の活用術のセミナーでは、

身の回りの整理整頓から、まず初めてみましょう、という

お話をさせていただきました。

こんなお話しをすると、物ももちろんだけどパソコンの中の整理整頓を教えて欲しいとご質問を受けることがよくあります。

もちろんリアルな物もデータも整理整頓されていたほうが

探す時間が短縮できます。

リアルな物の場合は、簡単に書くと、まず要らないものを

捨ててしまうことから始めることをお勧めしています。

コンマリさんは物を捨てる基準を「ときめくかどうか?」に

していましたが、仕事の場面では「ときめき」ではなく

実際に使うかどうか?で判断されたらいいと思います。

会社などでしたら、倉庫に中に何が入っているか?わからない箱が

ずっと置いてある、とか、棚にボールペンが大量に保管してある、とか

は良くお聞きする話です。

文房具ってネットでまとめて買うとかなり安くなりますので、

思わず多めに買ってしまうのですが、結局全部使いきれなかったり

しますので結果的に無駄になってしまう場合がありますよね。

個人でお仕事をされている方でしたら、デスクの周りは

普段使っている物だけにして、予備の物はまとめてしまっておくのもいいでしょう。

ペンケースにポールペンは3本も要りませんし(笑)

蛍光ペンは1本あれば十分な気がします。

(うまく活用されている方は問題ないのですが)

物が減れば探す時間も無くなります。

(人が仕事中に物を探す時間は年間150時間になるそうです)

机の上にペンが一本しかなければ、探す時間はゼロです。

物が減ったら良く使うものをすぐに取れる位置に置き、

あまり使わないものを奥に置く。

これも整理整頓のコツです。

ちなみに整理整頓の意味は

整理・・・要るものと要らないものを分けて要らないものを

      徹底的に捨てること

整頓・・・必要な物を必要な時にすぐに使える状態にしておくこと。

多分、皆さんも場面によって自然とできているのではないでしょうか?

我が家では冷蔵庫の扉を上げるとすぐに麦茶と牛乳があります。

使用頻度が高いからですね。週末しか飲まないビールは一番上の棚。

傘は急な雨でも使えるように玄関に置いてありますが、

ひな人形は一年に一回しか使わないので、奥の方にしまってあります。

リアルなものの整理整頓の理想形はお寿司屋さんのカウンター、

と言われています。

お客様に人気の魚は板前さんのすぐ近くに置いてあります。

包丁などの道具も使ったら、すぐに洗って次に使いやすいように

利き手のそばに向きを揃えて置いています。

仕事の道具もこんなことを意識しておくと細かい時間の短縮になります。

では、パソコンの中はどうでしょうか?

これはあまり細かく分けすぎないこと、をお勧めしています。

フォルダーも作りすぎないように。

なぜかというと、フォルダーに小分けをしてデータを保管していると

一見、整理整頓ができているように感じますが、

どこのフォルダーに入れたらいいのか?迷ってしまうことがあります。

そしてその時の基準でどこかのフォルダーに入れるのですが、

次の使うときにその基準を忘れてしまっている(笑)

結局、あちこちのフォルダーを開いて探したりしていたら

時間がもったいないですね。

ですから、最低限のフォルダー数にして

あとはデータのタイトルのつけ方に工夫をするといいと思います。

僕はデータの初めに(雛形)とか(チェックリスト)と入れるようにしています。

会社員時代は社内でデータの初めに必ず日付を入れるようにしていました。

そしてあとは必要な時に検索すればいいのです。

リアルな物と違って、すぐに検索できるところがデータのいいところですね。

物もデータもすぐに使えるようにしておくことがポイントです。

そして整理整頓は何かのきっかけで一気に進めてしまう方がいい。

少しずつやると、途中でまた物が増えてしまったりします。

思い立ったらすぐに行動です。

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