仕事を整理整頓したいときの優先順位②

こんにちは。種屋の橋本です。

今日も社内の業務の改善など効率化をするときに考えたいことについて、書いてみます。

昨日はまず、各自の行っている業務を洗い出してみて、頻度を基準に仕訳をすること。

そして頻度の高い業務から、『排除』できないか?考えましょう、というお話でした。

どうしても『排除』できなかったときは、次に考えたいのは『結合と分離』です。

二つの事をまとめてできないか?とか

ある仕事を分けて考えて一部を止められるか?など考えることです。

僕が会社員の頃、一番行ったのはこれでした。

社内には多くの書類があり、これを減らせないか?がみんなの悩みの種でした。

営業が受注をいただくと、社内でどこのメーカーさんのどの商品の受注をいただいたのか?を登録する書類を作り、そのメーカーさんにご連絡をし、納期が近くなると物流に出荷情報を伝える書類を作り、検品の注意点などの書類があったりしました。

また、メーカーさんには正式なオーダーシートを作成し。。といった具合です。

それ以外にもお客様に提出する契約書などの書類も多かったので、

受注をすればするほど、自分が大変になります。

繁忙期などは、自分の作業が終わらなくなるので、しばらく営業に出たくない、と言い出す人もいました。注文は要らないと。

あまり健康的な状況ではありません。😥

そこで、お客様に提出するものは無理としても

社内の書類をどうやって減らすか?を考えました。

本当に必要な情報はなにか?

書類の項目別にチェックをしました。

すると、ある書類の項目の何ヵ所かを見直すと

別の書類が、不要になる、という事例ができました。

二つの書類が一枚になりました。

ひとつの事例が出来ると、他にも減らせるものあるのではないか?と思う人が増えてきて改善が大きく進みました。

それまで、記入欄があるので、当たり前のように記入し、誰かが何かに使っていると思っていたのに、

実は誰もが見ていなかった項目があったんですね。

こんなことって皆さんの身近にもあるかもしれません。

他の事例ですが、ある会社では会議を減らすことができました。

それまでは営業の幹部の会議があり、決定した事を、その幹部が

それぞれの部下を集めた会議を開催して伝達していたそうです。

幹部は2回会議をして同じような事を話しています。

そこで営業幹部の会議に、それぞれの部下を発言権のない

オブザーバーとして参加してもらうことにしました。

そうすると会議で決まったことはその場で部下にも伝わっていますので、改めて自部署での会議を開かなくてよくなりました。

幹部の方それぞれが会議を1回減らすことができたんですね。

また、どのようにして何かの指示が出たのか?が共有できますので、誤解が少なくなります。

他にも、幹部がどのような視点で議論をしているのか?を体験できますので社員教育にもなりますし、普段自分が上司に報告していることがどのように活用されているのか?がよくわかります。

どちらも、アイデアを実践して、プラスの事ばかりですね!

皆さんの会社でも生何かできることがあるかもしれませんね!

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【千の極意を持つ研修講師】

【まごころ営業コンサルタント】

 有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦

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