仕事の整理整頓の優先順位

こんにちは。種屋の橋本です。

昨日はあるところで、時間の活用術のwebセミナーを開催しました。

ご参加いただきました皆様、ありがとうございました!

時間を成果につながるように有効に使いましょう、という内容なのですが、時間には限りがありますので、まず今の仕事を整理していく必要があります。

方法はいろいろとあるのですが、今回は個人事業主の方が多かったので仕事のチェックリストを作成することをお勧めしました。

ここではチェックリスト、マニュアル、工程表は同じ意味で

お話しています。

仕事をするときに、チェックリストを確認しながら

進めれば、どのファイルを使えばいいの?とか、次の手順は?とか

資料はどれを見ればいいんだっけ?といった「ちょっと考えること」を

なくすことができます。

事務的な仕事だけではなく、イベント開催のチェックリストとかも

作っておくといいと思います。

人は一日に35000回もいろいろな判断をしている、という説も

あるようですが、回数の上限がありそうだ、とも言われています。

であれば、限られた判断の回数はもっと有益なことに使いたいと思いませんか?

チェックリストがあれば、作業は書いてある通りに進めればいいので、迷いもなくなります。

そして単純なミスも限りなくゼロになります。

作り方は簡単で、作業の時系列に沿って、手順を書いておくだけです。

ポイントはできるだけ細かく記載をしておくこと。

イベント等であれば開場の何分前に会場に入る、から始まり、

会場内でも作業の手順と注意点を細かく書いておきます。

備品などを使う場合は置き場所なども必須ですね。

また、持参するものや会場で借りるもの、セミナーでプロジェクターを

使用するのであれば、接続のチェックリストなども作っておくと

誰がやっても同じように準備することができます。

業務はいろいろな種類があるので、チェックリストも順番に

作っていくのですが、もっとも効果のあるのは、

一番、作業頻度が高いものから始めていくことです。

1ヵ月に一度の作業のチェックリストを作成するよりも、

週に一度の作業のチェックリストを早く作った方が、大きな効果が出ます。

そして一人がやっている作業よりも何人もが行っている作業の

チェックリストを早く作った方が大きく効果がでます。

チェックリストを作ることは実は手間がかかります。

・・・最初の一度だけ・・・

実際の作業をしながら工程と詳細を記入していきます。

ただ、一度作ってしまえば、次回以降、永続的に作業時間が

短縮されます。あとは運用しながら、追記したり、作業順を入れ替えたりするだけですね。

1ヵ月に一つのチェックリストを作るだけでも1年で12個の

チェックリストができます。

作れば作るほど、仕事の時間が短縮できます。

チェックリストは使って作業する本人の時間を短縮する以外に

誰でもその業務ができるようになる、というメリットもあります。

見れば誰でもその業務が進められるチェックリストがある、ということは

一人がいくつもの業務ができる、ということになりますので、

会社全体の仕事の効率化にもつながります。

急に誰かが休んでしまった、といったこともあります。

その人がいないと仕事が止まってしまう、ということでは

皆が困ってしまいますよね。

○○さんじゃないと分からない、という仕事のブラックボックスは

できるだけない方がいいと思いませんか?

どこの会社でも仕事を抱えてしまう職人気質の方はいらっしゃいますが、実は全体を見たときには「害」になってしまうことがあるのです。

その人をターゲットにしてマニュアルを作ろうと思うと

抵抗されるかもしれません(笑)

仕事をとられる、と思ってしまうかもしれませんし、

その仕事は自分しかできない、ということにプライドがあるかもしれません。

上司の方はマニュアル作りを全社イベントにするなど工夫をして

是非、実施してみてください。

早くやれば早くやるほど効果は出ます。

明日からの作業時間が確実に減っていきますよ!


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