チェックリストの活用と置き場所

こんにちは。種屋の橋本です。

先日、クレーム対応に関するセミナーを行ったのですが、

そこで、チェックリストやマニュアルを作ったけれど、

使っていない企業様が多いのではないか?という話が出ました。

(今回はチェックリストや工程表やマニュアルを使わないと意味が

 ないですよ!というお話なので全てチェックリストと表現しますが

 皆さんの状況によって工程表、とかマニュアルに置き換えてお読み

くださいね)

これって良くお聞きする話です。

チェックリストを作成するのは大変です。

一つの一つの工程を確認しながら文章にしていく。

ただ、大変なのは最初の一回だけです。

次からは考えずにチェックリスト通りに仕事を進めていけばいいので

楽になります。

そして苦労して作ったら・・・

大切にしまって・・・

いやいやもったいないですよ!

チェックリストは使うために作成するのです。

作業などで人為的なミスが起こらないようにするために。

また、誰でも同じように業務を進められるように。

ですので、置き場所や運用方法も作成時に考えておいた方が

いいですね。

置き場所はそのチェックリストを使う場所がベストです。

カラープリンターであれば、プリンターの横にフックをつけて

下げておく、とかプロジェクターであれば、収納するケースに一緒に

入れておくとか。

書類の作成やPC作業のチェックリストでしたら

作業の内容別に分類してすぐに取り出せる場所に

置いておくといいと思います。

年に何回かしか使わない社内行事のチェックリストでしたら

PC内に保管しておいて使うときにプリントアウトですね。

チェックリストは文字通り、一つの工程が終わったら

チェックを入れて確認するためのものですので、

アナログがいいかもしれません。

(今はリストをチェックできるアプリがあるかもしれませんね。)

一つ一つチェックをすることで「漏れ」を防ぐことができます。

これは作業に慣れてきたからと言って

使うことをやめていいものではありません。

ベテランでもミスをすることがあります。

チェックリストを使いながら仕事をすると

ちょっとだけ作業などのスピードが落ちるかもしれませんが

小さなミスを減らすことができます。

ミスが減るということはクレームも減っていくことを意味します。

クレームが減ればクレーも対応の時間も減ります。

結果的に生産的な仕事をする時間を増やすことができます。

チェックリストを使って作業ができるようになったら

終わりではありません。

使っていくうちに、改定していく必要があります。

チェックリストを使っている現場はあっても、

定期的に改訂をしている現場は少ないのではないでしょうか?

作業の順番を入れ替えた方が効率的だ、とか、

チェックリストに書いてある道具が新しいものに変わっている、とか。

作業内容を改定をするときには、変えた方がよくなる、ということが

条件になりますが、「変えた方が良くなるかも」というときにも、

一度、変更して、作業をやってみることをお勧めします。

しばらく運用してみて効果がなかったら、元に戻せばいいのです。

人は「慣れ」ていることが一番効率的に感じるので、

マニュアルを改定するとしばらくは「やりにくい」という声が出ます。

それでも一定期間、改定したチェックリストを使ってみて

検証してみましょう。

改定して効果があったのか?なかったのか?

更に改定したほうがいい、ということがわかることもあると思います。

改定したものが定着すると作業時間も短縮されている、と

分かるでしょう。

効果を的確に把握するために

あらかじめ時間を計っておくこともいいと思います。

チェックリストを改定したら、ある業務が15秒縮まった、とかです。

チェックリストをしっかり使うと、このように

ミスを減らしてクレームを削減することや業務を効率化していくことに

つながります。

社内の業務は大半のものがチェックリストを作成することができます。

リストをどんどん作って業務が誰にでもできるようにすること、

そして必ず使うことにしてミスを減らしていくこと。

しっかり取り組むといいことだらけです。


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