こんにちは。あなたから買いたいをナビゲートする、
まごころ営業コンサルタントの橋本勝彦です。
僕はたまにですが業務効率化や時間管理のセミナーをしていますので
仕事のタスク管理のご相談をいただくことがあります。
「いろいろとやりたいことが多すぎて整理整頓ができていない」
「何からやっていいのか?わからない。。。」
「いつまで経っても忙しい状況がかわらない」
基本はまずタスクの整理整頓をしてやらないことを決めます。
・ずっとやらないこと
・当面(何かのタイミングがくるまで)やらないこと
・今日はやらないこと
そしてやることの優先順位をつけていきます。
僕の普段のタスク管理はどうしているのかというと
週の初めに、1週間分のスケジュールの確認をするのですが、
その際に1週間でメインでやっておきたいことのタスクを
考えてスケジュールの合間に入れていきます。
では一日のタスクはどれぐらい入れておくか?
これは二つ考え方があって
①少し緩めに、余裕をもってやることを決める。
⇒メリットは緊急のご依頼など突発事項に対応しやすいこと、
また毎日のタスクが確実に終わるので、日々の達成感を得られる
こと。
これは自分の潜在意識に今日もやるべき目標が達成できた、と
いう自信を植え付けることになります。
⇒デメリットはタスクの配分の仕方によって、自分の仕事のスピード
が遅くなる可能性があります。
②一日にタスクを沢山詰め込んでおく。
⇒メリットは決めたタスクを消化していくために、集中して仕事を
せざるを得ない環境になれる。
一気に仕事が進む。終わった後のビールがおいしい😋
⇒デメリットは疲れる（笑）
タスクを詰め込みすぎて終わらなくなったり、寝る時間などが
なくなり体を壊してしまう場合も。。
理想は②のパターンで毎日、ドンドン仕事を進めていけると
いいわけです。
ただ実際には自分がその日にできることよりもちょっとだけ多めの
タスクを決めておいて、集中して決めた時間に終わらせることが
いいと思います。
先日、少し失敗をしてしまいまして、ある日のタスクを決める際のこと。
その週はスケジュールが詰まっていて、日々のタスクを進めていく
時間があまりとれないだろう、と思っていましたので
少し緩めに予定を組んでいました。
毎日の最低限のタスクと＋アルファぐらいです。
どちらかというと、移動時間などに頭を使う事を重視した週にしよう、と
決めていたんですね。
それがいろいろな要因が重なり、予定がいくつか続けてキャンセルに
なってしまいました。
タスクを詰め込んでいる週ですとスケジュールがキャンセルになっても
タスクを進める時間ができた、と考えるのですが
もともと時間が取れると思っていませんでしたので、
空いてしまった時間に行うタスクを考え直さなければいけなくなりました。
一歩間違えるとだらけて何もしなくなる言い訳になってしまいそうです😅
その日はどうしたかというと、前々から少し進めたいと思っていて
手がついていなかったことをすることができましたので
結果的にはよかったのですが、このことをきっかけに
週のタスクはもっと細分化して、自分が思っているよりも多めに
詰め込んでおくことがいいかな、と思って実践しています。
こうしておくと普通だとスケジュールがキャンセルになると
がっかりてしまうところが、タスクを進めるチャンス、と考えることが
できるな、と思ったわけです。
因みに、週のタスクは小さい付箋に書いて手帳などに貼り付けておくことをお勧めしています。
付箋でしたら、何かイレギュラーが起こった際に、組み替えることが
簡単ですから。
そして付箋には1情報1枚でタスクを書くこと。
いずれにしても、自分のサボる理由を当たらないしくみを作っておくことが仕事を進めていくコツですね!
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【まごころ営業コンサルタント】
有限会社種屋 代表取締役 橋本勝彦
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