「しくみ」だよねぇ

こんにちは。種屋の橋本です。

会社で働いていると、全員が間違えを起こさず、早く仕事をしてくれるといい、と思ったりしますが現実的ではありませんよね。

人がやる以上、必ず間違えが起こる可能性があります。

勿論、自分でも間違えてしまうこともあるでしょう。

間違えが起こった場合、次は間違えないようその人を注意しますが、言われて直るなら…

昔は

気持ちの問題!とか

真剣に仕事をして!とか

気合いがっ!とか(笑)

こういわれると、「申し訳ございません、以後注意します」

と答えて、終わりです。

どれも目に見えないので、検証もできません。

そして再発してしまいます。

本人が頑張って注意して間違えないようになっても、

別の人が間違えてしまうこともあります。

間違えを起こさないようにするために

すべきこと。

それは「しくみ」を作ること。

マインドでは解決できませんが

「しくみ」を作れば間違えが起こりにくくなります。

もちろん、「しくみ」をルール通りに運用するのは

人の教育か必要かもしれませんね。

使われなければ「しくみ」はないのと一緒です。

そこで併用したいのは、チェックリストです。

チェックがされていなかったら次のステップに進めない「しくみ」にすれば、間違いはもっと起こりにくくなります。

先日のセミナーを行ったとき、ある方から

ご質問をいただきました。

最近入社した若い社員が、同じ間違えを何度も

してしまうので、どうしたらいいかと。

その会社では、できるだけ怒らないように我慢をしているようでした。

若い社員の怒り方が難しくてわからないと。

その方には、業務のチェックリストを作って必ず使うようにすれば

解決することをお話ししました。

もし、その後に同じ間違えが起こるとしたら

チェックリストを使っていない、ということです。

または、チェックリストが間違っているのかもしれません。

チェックリストの間違えはその場で直せば、再発を防ぐことができます。

チェックリストを使っていなかったら、間違えが起こったことを怒るのではなく、チェックリストを使っていなかったことを叱るといいですね。

怒るってなんか人格を否定されている感じがします。

叱るはその人は尊重されていて、起こった事に対して

言っている。

怒るは感情ですが、叱るは事実の指摘です。

間違えがあったときに叱らないと、甘えが生じてしまったり、

本人も成長しなくなります。

間違えがあった事は、当然本人もわかっていますので、

そこで何も言わないと、

かえって無視されていると感じてしまうでしょう。

人は誰かに認められたい、という承認欲求がありますので、

職場で無視されている、と感じると

「自分はこの職場に不必要な人間なのか?」と感じてしまうことに

なりかねません。

間違えを指摘すると、

「なんで間違えたのか?」という感じになってしまいがちです。

まぁ本人がそれをわかっていれば、

そもそも間違えは起こりにくいのです。

ですから、チェックリストを使って仕事をする、ということが

大切になります。

チェックリストはすべての仕事に対して作成することができますし、

毎日誰かが行なうような仕事はドンドン作った方がいいと思います。

実はチェックリストを使って仕事をするとスピードが遅くなる可能性が

あります。いちいち見ながら進めることになりますから。

慣れるまではちょっとストレスを感じるかもしれませんね。

ただ、間違えが起こってしまい、あとでリカバーすることを考えたら、

多少面倒でもチェックリストを使った方がいいでしょう。

クレームも起こりにくくなります。

チェックリストを活用して業務を進める「しくみ」を作ると

無駄がなくなり、全体の効率化も進みます。

業務改革、と言われますが、こういったことから

はじめませんか?

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  (有)種屋 代表取締役 橋本勝彦

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